FAQ Pedagogische beleidsmedewerker/ coach
Vanaf 1 januari 2019 geldt de verplichte inzet van de pedagogisch beleidsmedewerker en vanaf 1 januari 2022 is er extra ureninzet op groepen met VE-kinderen. Wat houdt de functie van pedagogisch beleidsmedewerker in? En hoe kun je invulling geven aan deze functie? Naast onze workshops waar wij uitleg geven over deze functie, hebben wij ook alle vragen en antwoorden voor jou verzameld. Bekijk ze hieronder. Staat jouw vraag er niet tussen of heb je aanvullende vragen? Laat het ons gerust weten!
In juni 2022 is deze FAQ voorzien van een update i.v.m. de extra ureninzet van de pedagogisch coach in de VE per 1 januari 2022.
Urenberekening
- Wat verstaat de wet onder een kindercentrum t.b.v. de berekening van de benodigde uren.
- Waar vind je de rekentool?
- Dien ik inzichtelijk te maken voor ouders hoe de coaching uren over medewerkers wordt verdeeld?
- Hoe maak ik inzichtelijk voor beroepskrachten en ouders hoe ik het aantal uren waarvoor pedagogisch beleidsmedewerkers/coaches moeten worden ingezet, verdeel over de verschillende kindercentra?
- Mag je de uren (de 50 uur per kindercentrum en het aantal uur per FTE) vrij verdelen over de verschillende activiteiten?
- Mag je de uren van de verschillende LRK-nummers voor de pedagogisch beleidsontwikkeling, naar eigen inzicht over de locaties samenvoegen of verdelen?
- Mogen de coaching uren a.d.h.v. het aantal FTE over alle locaties/medewerkers naar eigen inzicht verdeeld worden?
- Moet iedere medewerker hetzelfde aantal uur aan coaching ontvangen?
- Wat zijn als pedagogisch beleidsmedewerker je coachende taken?
- Welke uren mogen meetellen voor pedagogisch coaching?
Verantwoording
- Hoe ziet de GGD graag hoe je de uren voor de pedagogisch beleidsmedewerker moet uitleggen?
- Zit de AVG je in de weg bij de uitleg van de bestede coaching uren of op andere punten (bijvoorbeeld GGD) verslagen overleggen van coach naar manager?
- Welke vragen kun je van de GGD verwachten?
- Mag de GGD aan de hand van de arbeidscontracten je FTE berekening checken?
- Als een houder te maken heeft met meerdere GGD regio's voor zijn locaties, welke GGD is dan verantwoordelijk voor de controle op de normen van de pedagogisch beleidsmedewerker/ coach?
- Hoe kun je aantonen dat alle medewerkers een vorm van coaching hebben ontvangen?
- Hoe kun je aantonen dat de pedagogisch beleidsmedewerker/ coach de benodigde uren heeft besteed?
Algemeen
- Bestaat er een functieprofiel voor de functie van pedagogisch beleidsmedewerker?
- Welke twee belangrijke taken heeft een pedagogisch beleidsmedewerker?
- Wat zijn de 3 varianten van de functie?
- Wat verstaat de wet onder ‘het pedagogisch beleid’?
- Wanneer telt een pedagogisch beleidsmedewerker mee in de beroepskracht-kind – ratio?
- Hoe coach je als je intallig op de groep staat andere PM?
- Hoe ga je om met de coaching uren van flexibele medewerkers?
- Als je als pedagogisch beleidsmedewerker niet coacht, moet je dan zelf gecoacht worden?
- Hoe bereken ik de uren voor groepscoaching? Voorbeeld: pedagogisch coach geeft een avond (4 uur) groepscoaching aan 6 PM’ers. Mag zij 4 uur x 6 PM’ers aan coaching tellen of alleen die 4 uur?
- Is er voor de functie van pedagogisch beleidsmedewerker een kwalificatie-eis?
PBM/PC op locaties met VE
- Hoe gaat de verdeling per 1-1-2022 met de VE uren erbij?
- Wat is het doel specifiek voor de extra ureninzet op locaties met VE?
- Waar is meer informatie te verkrijgen over de inzet van de PBM op groepen met VE?
Daarnaast worden er nog een aantal extra vragen beantwoord in bijlage 2 van de brochure Pedagogisch Beleidsmedewerker van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
- Welke medewerkers worden bedoeld met beroepskrachten?
- Geldt de 50 uur per jaar inzet van de pedagogisch beleidsmedewerker per kindercentrum?
- Geldt de 10 uur coaching per jaar van de pedagogisch beleidsmedewerker per fte beroepskracht?
- Wie ontvangt coaching en op hoeveel uur?
- Hoe moeten uitzendkrachten en beroepskrachten met een flexibel contract worden meegeteld bij de berekening van het aantal pedagogisch beleidsmedewerkers?
- Tellen voor de ingezette uren coaching mee bijvoorbeeld het opnemen van praktijksituaties (video-interactiebegeleiding) en het voorbereiden van het gesprek hierover mee, of alleen het daadwerkelijke coaching gesprek met de medewerker?
- Moet bij de berekening van het aantal fte aan flexibele arbeid het 13-weken-rekenvoorbeeld gebruikt worden?
- Moet de pedagogisch beleidsmedewerker een betaalde kracht zijn?
- Geldt de coaching ook voor beroepskrachten in opleiding?
- Moet de pedagogisch beleidsmedewerker in dienst zijn van de organisatie?
- Kan een beleidsmedewerker C ingezet worden als pedagogisch beleidsmedewerker in het kader van wettelijke kwaliteitseisen?
- Zijn er tips hoe ik de invulling van de pedagogisch beleidsmedewerker kan organiseren, vooral als kleine onderneming?
- Op welk niveau mag de ondernemer gebruik maken van maatwerk bij de verdeling van de uren over de kindercentra en de pedagogisch medewerkers?
1. Wat verstaat de wet onder een kindercentrum t.b.v. de berekening van de benodigde uren
Iedere losse registratie (LRK nummer).
Voorbeeld: een BSO en KDV in 1 pand zijn dus 2 registraties.
2. Waar vind je de rekentool?
3. Dien ik inzichtelijk te maken voor ouders hoe de coaching uren over medewerkers wordt verdeeld?
Nee, in het Besluit Kwaliteit Kinderopvang staat dat je schriftelijk moet vastleggen hoe de berekening voor het aantal in te zetten uren aan pedagogisch beleidsontwikkeling en coaching tot stand is gekomen. Je hoeft dus niet aan ouders inzichtelijk te maken hoe je de uren coaching over de medewerkers verdeelt.
4. Hoe maak ik inzichtelijk voor beroepskrachten en ouders hoe ik het aantal uren waarvoor pedagogisch beleidsmedewerkers/coaches moeten worden ingezet, verdeeld over de verschillende kindercentra?
Dit kan je bijvoorbeeld inzichtelijk maken in je pedagogisch beleidsplan. In een nieuwsbrief, e-mail of welkomstboekje voor nieuwe ouders kan je communiceren dat dit in je pedagogisch beleid staat. Het is namelijk van belang dat zowel medewerkers als ouders toegang hebben tot deze informatie en weten waar ze deze kunnen vinden.
Onderstaande voorbeeldtekst uit de notitie van de Brancheorganisatie Kinderopvang (30 januari 2019) kan handvatten bieden met betrekking tot de uren vanuit de Wet IKK:
START VOORBEELDTEKST "Organisatie KO heeft op 1 januari 2020 Y locaties en Z fte. Op grond van de Wet IKK is daarom op jaarbasis nodig:
Pedagogische beleidsontwikkeling/implementatie Y x 50 = 50Y uur
Coaching pedagogisch medewerkers Z x 10 = 10Z uur
Totaal (50Y + 10Z) uur
Bij organisatie KO hebben we (c.q. kopen we in) op jaarbasis X* uren formatie voor pedagogische beleidsontwikkeling en XX** uren formatie voor coaching van onze pedagogisch medewerkers.
let op: X kan meer uren zijn dan 50Y, maar niet minder **
let op: XX kan meer uren zijn dan 10Z, maar niet minder
In 2020 worden deze uren als volgt over de verschillende locaties verdeeld:
Locatie a … uur pedagogische beleidsontwikkeling en …. uur coaching
Locatie b … uur pedagogische beleidsontwikkeling en …. uur coaching
Locatie c … uur pedagogische beleidsontwikkeling en …. uur coaching
Totaal X uur XX uur
Bij de afwegingen over de verdeling van de uren voor pedagogische beleidsontwikkeling over de verschillende locaties hebben we besloten
Optie 1: de uren evenredig over de verschillende locaties te verdelen óf
Optie 2: relatief meer uren te besteden aan locatie a, vanwege …. (reden aangeven).
Bij de bepaling van het aantal coaching uren per locatie hebben we met name rekening gehouden met de vak volwassenheid van medewerkers en teams. Daar waar het aan de orde is, is ook meegewogen of er op een bepaalde locatie een specifieke individuele coaching behoefte is. Bij de verdeling van de coaching uren zorgen we er voor dat elke pedagogisch medewerker een vorm van coaching ontvangt.” EIND VOORBEELDTEKST
Voor de uren vanuit VE kan onderstaande voorbeeldtekst handvatten bieden:
START VOORBEELDTEKST "Voor de inzet van de pedagogisch beleidsmedewerker/coach in de VE moet per jaar het aantal doelgroeppeuters x 10 uur beschikbaar zijn. De peildatum voor het berekenen van het minimaal aantal uren is ook hier 1 januari van elk kalenderjaar.
Hieronder een weergave van de benodigde uren per VE-locatie. Deze uren zijn niet flexibel inzetbaar over alle VE-locaties van onze organisatie, maar mogen alleen besteed worden op de desbetreffende locatie. De verdeling van de uren over de VE-groepen op die locatie is vrij.
Per VE-locatie is op grond van het ‘Besluit basisvoorwaarden kwaliteit voorschoolse educatie’ op jaarbasis nodig:
[LOCATIE A] [AANTAL DOELGROEPPEUTERS] x 10 = … uur
[LOCATIE B] [AANTAL DOELGROEPPEUTERS] x 10 = … uur
[LOCATIE C] [AANTAL DOELGROEPPEUTERS] x 10 = … uur
Totaal X uur
Deze uren komen bovenop het aantal uur dat is toebedeeld aan elke locatie vanuit de ureninzet IKK." EIND VOORBEELDTEKST
5. Mag je de uren (de 50 uur per kindercentrum en het aantal uur per FTE) vrij verdelen over de verschillende activiteiten?
Er mag geen verschuiving plaatsvinden tussen de uren voor pedagogische beleidsontwikkeling en de uren pedagogische coaching.
6. Mag je de uren van de verschillende LRK-nummers voor de pedagogisch beleidsontwikkeling, naar eigen inzicht over de locaties samenvoegen of verdelen?
Ja, je mag de uren voor pedagogische beleidsontwikkeling naar eigen inzicht verdelen binnen de organisatie. Dit biedt ruimte om aandacht te geven aan 1 specifiek centrum meer dan de anderen of voor organisatie breed beleid. Leg dit schriftelijk vast voor de inzichtelijkheid voor ouders en PM.
7. Mogen de coaching uren a.d.h.v. het aantal FTE over alle locaties/medewerkers naar eigen inzicht verdeeld worden?
Ja, je mag zelf bepalen hoe je het totaal aantal uren verdeeld over de verschillende locaties en medewerkers. Je moet hierover aan het einde van het jaar verantwoording af kunnen leggen.
8. Moet iedere medewerker hetzelfde aantal uur aan coaching ontvangen?
Nee, je hoeft de uren niet gelijk te verdelen over de medewerkers. Je moet er wel voor zorgen dat iedere pedagogisch medewerker jaarlijks een vorm van coaching ontvangt. Het kan dus zo zijn dat de ene medewerker jaarlijks 5 uur aan coaching ontvangt en de andere medewerker 15 uur, al naar gelang behoefte.
9. Wat zijn als pedagogisch beleidsmedewerker je coachende taken?
Alle taken die bijdragen aan het verbeteren van de pedagogische kwaliteit van dienstverlening en professionele ontwikkeling van de pedagogisch medewerkers (ook bij complexe werksituaties). De pedagogisch coach draagt zorg voor de juiste uitvoering van het pedagogisch beleid op de werkvloer.
10. Welke uren mogen meetellen voor pedagogisch coaching?
Alle werkzaamheden die betrekking hebben op het verbeteren van de pedagogische kwaliteit van dienstverlening en professionele ontwikkeling van de pedagogisch medewerkers. Dus voorbereiding en uitwerken van coaching taken vallen hier ook onder.
11. Hoe ziet de GGD graag hoe je de uren voor de pedagogisch beleidsmedewerker moet uitleggen?
In de toelichting van het Besluit Kwaliteit Kinderopvang staat dat de houder per kindercentrum het onderscheid inzichtelijk moet maken tussen de uren voor de pedagogisch beleidsontwikkeling en de uren voor het coachen van beroepskrachten. Met een simpel overzicht van de contracturen van alle pedagogisch beleidsmedewerkers/ coaches (intern of extern ingehuurd) kun je inzichtelijk maken dat je het vereiste aantal uren (of meer) ‘in huis’ hebt. Indien de pedagogische beleidsontwikkeling of coaching is belegd binnen een andere functie (bijvoorbeeld bij de locatiemanager, de stafmedewerker of de houder), dan is het belangrijk dat schriftelijk is vastgelegd hoeveel uren op jaarbasis binnen die functie zijn bedoeld voor pedagogische beleidsontwikkeling en/of coaching. Als de uren extern worden ingekocht, dan is het belangrijk dat op schrift staat om hoeveel uren het gaat. Voor meer uitleg verwijzen we naar dit bericht van de BK.
12. Zit de AVG je in de weg bij de uitleg van de bestede coaching uren of op andere punten (bijvoorbeeld GGD) verslagen overleggen van coach naar manager?
Op zich niet. Wel dien je erover na te denken. De toezichthouder heeft een wettelijke taak om de onderzoeken of de specifieke locatie voldoet aan de wettelijke kwaliteitseisen. Deze taak is vastgelegd in de Wet kinderopvang. Het onderzoek bestaat in de regel uit de controle van documenten en een controle van de pedagogische praktijk. Als kinderopvang zal je er alles aan moeten doen om de privacy van de andere medewerkers of derden te beschermen. Door bijvoorbeeld die gegevens zwart te lakken. Je zal dus goed moeten beoordelen om welke informatie er wordt verzocht. Alleen die informatie kan worden gedeeld met de toezichthouder.
13. Welke vragen kun je van de GGD verwachten?
De toezichthouder heeft een wettelijke taak om de onderzoeken of de specifieke locatie voldoet aan de wettelijke kwaliteitseisen. Deze taak is vastgelegd in de Wet kinderopvang. Het onderzoek bestaat in de regel uit de controle van documenten en een controle van de pedagogische praktijk. Alle vragen die hiermee te maken hebben, kun je dus verwachten. Echter, jij bent als houder in de lead, als jij het in je documenten goed omschrijft en PM kunnen het tijdens een inspectie goed vertellen, dan heb je al veel winst behaald.
14. Mag de GGD aan de hand van de arbeidscontracten je FTE berekening checken?
Ja, indien er reden is om na te gaan of de FTE berekening juist is kan de GGD diepgaander onderzoek instellen waar dit een onderdeel van is.
15. Als een houder te maken heeft met meerdere GGD regio's voor zijn locaties, welke GGD is dan verantwoordelijk voor de controle op de normen van de pedagogisch beleidsmedewerker/ coach?
De GGD inspecteur die de inspectie uitvoert op de locatie is verantwoordelijk voor het afstemmen met de andere GGD regio.
16. Hoe kun je aantonen dat alle medewerkers een vorm van coaching hebben ontvangen?
Je kunt de urenverantwoording van de pedagogisch beleidsmedewerker/ coach gebruiken om aan te geven hoe de coaching is toegepast, waarbij een specificatie van werkzaamheden kan aantonen dat alle medewerkers een vorm van coaching hebben ontvangen. Ook kan een aanwezigheidslijst van een teamcoachsessie aantonen dat alle medewerkers een vorm van coaching hebben ontvangen.
17. Hoe kun je aantonen dat de pedagogisch beleidsmedewerker/coach de benodigde uren heeft besteed?
Je kunt in de urenverantwoording van de pedagogisch beleidsmedewerker/ coach specificeren welke taken per week zijn uitgevoerd. Dit kan als onderbouwing dienen om aan te tonen dat de uren juist zijn besteed.
18. Bestaat er een functieprofiel voor de functie van pedagogisch beleidsmedewerker?
Ja, er zijn verschillende varianten, zie de cao (bekijk goed wat bij jouw organisatie past)
19. Welke twee belangrijke taken heeft een pedagogisch beleidsmedewerker?
1: ontwikkeling en invoering pedagogisch beleid
2: coachen pedagogisch medewerkers bij hun werk
20. Wat zijn de 3 varianten van de functie?
1: pedagogisch beleidsmedewerker met beleidstaken, zonder coaching.
2: pedagogisch beleidsmedewerker zonder beleidstaken.
3: pedagogisch beleidsmedewerker met beleids- en coaching taken
21. Wat verstaat de wet onder ‘het pedagogisch beleid’?
Alle vormen van beleid wat raakt aan de pedagogische kwaliteit, denk bijvoorbeeld ook aan beleid rondom risicovol spel of de inrichting van ruimte.
22. Wanneer telt een pedagogisch beleidsmedewerker mee in de beroepskracht-kind – ratio?
Als je ook als medewerkend coach op de groep staat (dus intallig) en de werkzaamheden verricht die bij een PM horen. Op grond van artikel 7, tiende lid, kan de houder de uren waarvoor hij een pedagogisch beleidsmedewerker inzet voor het coachen van beroepskrachten bij de uitvoering van hun werkzaamheden meetellen bij de berekening van het minimaal aantal in te zetten beroepskrachten op grond van artikel 7, tweede lid, wanneer de pedagogisch beleidsmedewerker tevens op de stamgroep bezig is met de verzorging, de opvoeding en het bijdragen aan de ontwikkeling van kinderen.
23. Hoe coach je als je intallig op de groep staat andere PM?
Je kunt als pedagogisch coach tijdens het werken op de groep aandacht besteden aan de effecten van het eigen gedrag van de medewerkers op de groep of het individuele kind. Je zou kunnen denken aan het opnemen van praktijksituaties (video-interactiebegeleiding). Indien de tijd wordt besteed aan de verbetering van werkzaamheden op de werkvloer van de betreffende pedagogisch medewerker(s) mag dit worden meegerekend als coaching uren. N.B. Let bij deze vorm goed op dat je de invulling van deze ‘dubbelrol’ goed omschrijft in je beleid zodat dit voor de pedagogisch coach en medewerkers duidelijk is.
24. Hoe ga je om met de coaching uren van flexibele medewerkers?
Waar mogelijk probeer je de flexibele medewerkers een vorm van coaching aan te bieden, zoals team coaching of coaching op de groep. Houd er rekening mee dat de betrokken medewerker op de hoogte is van de coaching die wordt aangeboden.
25. Als je als pedagogisch beleidsmedewerker niet coacht, moet je dan zelf gecoacht worden?
Nee. Coaching is verplicht voor alle beroepskrachten die als pedagogisch medewerker formatief op de groep werken. Indien de pedagogisch beleidsmedewerker niet formatief op de groep werkzaam is, hoeft de pedagogisch beleidsmedewerker niet te worden gecoacht.
26. Hoe bereken ik de uren voor groepscoaching?
Voorbeeld: pedagogisch coach geeft een avond (4 uur) groepscoaching aan 6 PM’ers. Mag zij 4 uur x 6 PM’ers aan coaching tellen of alleen die 4 uur?
Bij de verantwoording van de uren wordt altijd uitgegaan van de ureninzet van de pedagogisch coach. Het maakt voor de verantwoording niet uit aan hoeveel medewerkers er coaching wordt gegeven.
27. Is er voor de functie van pedagogisch beleidsmedewerker een kwalificatie-eis?
Voor de rol van pedagogisch beleidsmedewerker, zonder coaching, is geen kwalificatie-eis. Coach je wel, dan dien je in bezit te zijn van een geldig diploma/kwalificatie.
28. Hoe gaat de verdeling per 1-1-2022 met de VE uren erbij?
Per 1-1-2022 is het verplicht om per ingeschreven VE geïndiceerd kind (gemeten op de peildatum van 1 januari) 10 uur per jaar toe te kennen aan de pedagogisch beleidsmedewerker voor beleidsontwikkeling/-implementatie en coaching. Deze uren komen bovenop de uren die verplicht zijn vanuit de Wet IKK.
29. Wat is het doel specifiek voor de extra ureninzet op locaties met VE?
De inzet van de PBM/PC-VE is bedoeld voor de verhoging van de kwaliteit van de voorschoolse educatie op de locatie.
30. Waar is meer informatie te verkrijgen over de inzet van de PBM op groepen met VE?
Bekijk de Handreiking Pedagogisch beleidsmedewerker in de VE of duik in de kennisbank van GOAB voor verschillende handreikingen en praktijkvoorbeelden. Ook kun je het webinar 'Inzet pedagogisch beleidsmedewerker en coach op VE-groepen' bij ons volgen, waarbij we jou in de eerste helft van dit webinar in vogelvlucht meenemen in alle wettelijke kaders en de inzet van deze specifieke PBM-functie binnen de organisatie. Het tweede deel is interactief en leren we van elkaar: wat is je aanpak tot nu toe? Wat gaat goed en wat kan nog beter? Welke vragen heb je aan ons en/of aan elkaar?.
Ondersteuning
Mocht je naar aanleiding van de bovenstaande vragen nog extra vragen hebben over de invulling van deze functie, dan kun je altijd contact met ons opnemen.
Samenwerkingspartners
